ОТВЕТЫ
1. Путевой лист и иные требования к использованию служебного автомобиля в транспортном законодательстве
В п. 14 ст. 2, п. 1 ст. 6 Федерального закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее – «Устав автомобильного транспорта») содержится указание, что путевой лист является документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства, водителя, его обязательные реквизиты и порядок заполнения утверждаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Во исполнение этого закона обязательные реквизиты путевого листа утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.
Однако Устав автомобильного транспорта распространяется на отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (п. 1 ст. 1 Устава), соответственно и положения Приказа Минтранса о содержании путевого листа распространяется тоже только на эту сферу правоотношений.
Кроме того, Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее – «Закон о безопасности дорожного движения») и принятыми в соответствии с ним подзаконными актами устанавливаются требования по обеспечению безопасности дорожного движения, предъявляемые к юридическим лицам, осуществляющим эксплуатацию транспортных средств.
В частности, в ст. 20 Закона о безопасности дорожного движения установлены:
1. обязанности юридических лиц, осуществляющих эксплуатацию транспортных средств (п. 1 ст. 20) и
2. обязанности юридических лиц, указанных в п. 1, осуществляющих перевозки пассажиров на основании договора перевозки или договора фрахтования и (или) грузов на основании договора перевозки (коммерческие перевозки), а также осуществляющие перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями) (п. 2 ст. 20).
Обязанности по составлению путевых листов, организации и проведению предрейсового (предсменного) контроля технического состояния транспортных средств, предрейсовых (предсменных) и послерейсовых (послесменных) медицинских осмотров водителей установлены для организаций, которые при осуществлении деятельности по эксплуатации транспортных средств осуществляют перевозки автомобильным транспортом пассажиров и грузов.
Водителем транспортного средства признается лицо, управляющее транспортным средством (в том числе обучающее управлению транспортным средством). Водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя (ст. 2 Закона о безопасности дорожного движения).
Пассажиром является лицо, кроме водителя, находящееся в транспортном средстве (на нем), а также лицо, которое входит в транспортное средство (садится на него) или выходит из транспортного средства (сходит с него) (п. 1.2 Правил дорожного движения, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 23 ноября 1993 г. N 1090).
Таким образом, Закон о безопасности дорожного движения разграничивает обязанности юридических, осуществляющих на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и юридических лиц, которые при осуществлении деятельности по эксплуатации транспортных средств осуществляют перевозки автомобильным транспортом пассажиров и грузов.
Из буквального прочтения п. 2 ст. 20 Закона о безопасности дорожного движения, следует, что если организация использует автомобиль для собственных нужд, но на нем передвигается исключительно водитель, без пассажиров и грузов, то требования по составлению путевых листов, организации технического осмотра автомобиля, медицинских осмотров водителей и прочие обязанности, установленные п. 2 ст. 20 Закона о безопасности дорожного движения, на организацию не распространяются.
Тем не менее, на практике вопрос о необходимости использования путевого листа и соблюдения иных требований транспортного законодательства к организациям, осуществляющим перевозки автомобильным транспортом пассажиров и грузов, в поездках сотрудников на служебных автомобилях все же остается спорным.
Судебные решения, в которых содержится общий вывод, что требования об оформлении путевых листов, организации технического осмотра автомобиля, медицинских осмотров водителей и пр. должны выполняться всеми организациями, эксплуатирующими автотранспорт, независимо от того, являются ли они «профессиональными» перевозчиками или перевозки выполняются ими для собственных нужд:
- Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.04.2014 по делу N А33-12312/2013 (Определением ВС РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 отказано в передаче дела для пересмотра в порядке кассационного производства);
- Постановление ФАС Дальневосточного округа от 18.03.2014 N Ф03-336/2014 по делу N А37-3185/2012 (Определением ВАС РФ от 16.07.2014 N ВАС-8820/14 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора);
- Постановление ФАС Дальневосточного округа от 18.01.2013 N Ф03-6205/2012 по делу N А37-2442/2012 (Определением ВАС РФ от 01.04.2013 N ВАС-4279/13 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора);
- Постановление ФАС Центрального округа от 09.04.2013 по делу N А62-4316/2012 (Определением ВАС РФ от 31.07.2013 N ВАС-10020/13 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).
При этом, из обстоятельств дела, названных в данных решениях, невозможно сделать точный вывод применительно к каким фактическим обстоятельствам суд сформировал такое мнение – были ли у организации сотрудники, которые осуществляли перевозки других сотрудников в качестве пассажиров, или осуществляли перевозки грузов, или речь идет просто о поездках сотрудников на служебных автомобилях без пассажиров и грузов.
Судебная практика в пользу того, что при любой поездке сотрудника на служебном транспорте нужны путевой лист, тех. и мед. осмотры:
- Постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 15.06.2012 N 06АП-2120/2012 по делу N А37-2528/2011,
- Постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 06.06.2013 N 06АП-5556/2012 по делу N А37-2345/2012
- Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 27.08.2015 N Ф08-5674/2015 по делу N А32-36157/2014
В делах N А37-2528/2011, А37-2345/2012 6 ААС пришел к выводу, что организация (государственная инспекция труда) обязана оформлять путевые листы, организовывать технический осмотр автомобиля, медицинские осмотры водителей и пр. в ситуациях, когда автомобиль использовался штатным водителем, а также в качестве водителей разрешена эксплуатация автотранспортных средств заместителю руководителя и государственному инспектору труда.
В деле N А37-2528/2011 Государственная инспекция труда оспаривала претензии Управления государственного автодорожного надзора (УГАН). Проведенной УГАН проверкой было установлено, что Инспекцией нарушается порядок заполнения первичных учетных документов (в путевых листах не заполняются обязательные реквизиты); не организованы и не проводятся послерейсовые медицинские осмотры водителей автотранспортных средств; не проходит предрейсовый медосмотр заместитель руководителя Егоров С.В. в качестве водителя, эксплуатирующего автомобиль, и др. Суд указал, что обязанность по организации оформления и ведения путевой документации, а также по организации предрейсовых и послерейсовых медосмотров лиц, управляющих транспортным средством, возникает у любого юридического лица, имеющего и эксплуатирующего автотранспорт, в том числе и легковой, и отказал Инспекции в удовлетворении ее требований.
В деле N А37-2345/2012 выражено аналогичное мнение. Кроме того, суд добавил, что заявитель, эксплуатируя автотранспорт, обязан выполнять требования Закона о безопасности дорожного движения ,обязательность прохождения медицинских осмотров водителем и иными лицами, управляющими автотранспортом, является его безусловной обязанностью, независимо от того связан он с перевозкой людей либо нет, поскольку они являются участниками дорожного движения.
В деле N А32-36157/2014 , рассмотренным АС СКО, компания ссылалась на то, что не оказывает услуги перевозки грузов, пассажиров или багажа, а оказывает услуги связи; транспортные средства используются обществом эпизодически для передвижения сотрудников; использующие транспортные средства руководители общества, менеджеры, инженеры не являются водителями; передвижения транспортных средств не являются рейсами, т.е. осуществляемой в течение рабочей смены деятельности по управлению транспортным средством в целях перевозки пассажиров и/или грузов; наличие зарегистрированных за обществом транспортных средств не служит безусловным основанием для проведения медицинских осмотров водителей, поскольку такая обязанность возникает только в случае оказания юридическим лицом услуг автомобильным транспортом. Однако суд занял иную позицию: компания эксплуатирует транспортные средства при осуществлении своей деятельности, привлекая (допуская) к работе в качестве водителей автомобилей своих сотрудников (руководство, менеджеров, инженеров), поэтому обязано выполнять требования законодательства по организации их медицинских осмотров, в том числе предрейсовых и, в данном случае, не имеет значения, что в штатном расписании общества указанные лица не значатся водителями. Кроме того, суд указал на необходимость обеспечения порядка проведения предрейсовых технических осмотров транспортных средств, заполнения всех реквизитов путевых листов, установленных приказом Минтранса.
Судебные дела с выводом о том, что путевые листы, тех. и мед. осмотры не обязательны при осуществлении поездки на служебном транспорте только сотрудником, управляющим автомобилем, без пассажиров:
- Решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 N 7-161/2013
Суд указал, что путевой лист сотруднику полиции водитель механического транспортного средства, принадлежащего организации или индивидуальному предпринимателю обязан представить в случае перевозки пассажиров при осуществлении деятельности организации по оказанию таких услуг, или в случае перевозки грузов. Вместе с тем, в соответствии с имеющимися в материалах дела данными ООО занимается экономической деятельностью, в числе которой производство частей принадлежностей автомобилей и их двигателей, а также обработка металлов и нанесение покрытий на металлы; обработка металлических изделий с использованием основных технологических процессов машиностроения. Следовательно, Общество не является транспортной компанией, не занимается перевозками пассажиров или грузов, и автомобиль Общества использовался его сотрудником для передвижения.
- Постановление Арбитражного суда Западно - Сибирского округа от 21.12.2015 N Ф04-27561/2015 по делу N А03-4759/2015
Суд установил, что основным видом экономической деятельности ООО УК "Риэл-Т" является управление недвижимым имуществом, деятельность по перевозке пассажиров и грузов общество не осуществляет. Транспортное средство, зарегистрированное на общество, закреплено за директором и главным инженером ООО УК "Риэл-Т" для личного передвижения, перевозка иных сотрудников на указанном транспортном средстве не осуществляется. Следовательно, возложение на ООО УК "Риэл-Т" обязанностей, указанных в предписании, в т. ч. требование оформления путевых листов, является не обоснованным. Наличие зарегистрированных за обществом автотранспортных средств не является безусловным основанием для проведения медицинских осмотров водителей, поскольку такая обязанность возникает только в случае оказания юридическим лицом услуг автомобильным транспортом.
- Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 N Ф10-863/2015 по делу N А35-7124/2014 (Определением ВС РФ от 06.10.2015 N 310-КГ15-8439 отказано в передаче дела в Судебную для пересмотра в порядке кассационного производства).
Таким образом, вопрос о необходимости для «нетранспортных» организаций, эксплуатирующих автомобили для собственных нужд, выполнять требования обеспечения безопасности дорожного движения, аналогичные требованиям, установленным для транспортных организаций (составление путевого листа по форме Минтранса, организация технических осмотров ТС и медицинских осмотров водителей перед и после поездки и др.), является спорным.
Исходя из судебной практики в случае, если сотрудники организации, даже не являющиеся водителями, будут совершать поездки с пассажирами и (или) грузами, с большой долей вероятности невыполнение указанных требований будет признано нарушением со стороны организации.
В рассматриваемом случае, если при поездках в автомобиле будет только сотрудник, управляющий автомобилем, без пассажиров и грузов, у организации есть возможность сформировать позицию, что указанные требования на нее не распространяются. Однако, поскольку правоприменительная практика и по таким ситуациям противоречива, риски привлечения к ответственности являются высокими.
2. Путевой лист для подтверждения расходов на ГСМ в налоговом учете
Согласно ст. 252 НК РФ расходы можно подтвердить документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
При этом, НК РФ не уточняет, какие именно документы должны использоваться организацией для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы для служебного транспорта (ГСМ).
На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни компании оформляется первичным учётным документом. Требования к первичному документу – он должен содержать перечисленные в законе обязательные реквизиты. Формы применяемых первичных документов утверждает руководитель компании (п. 1-2, 4 ст. 9 Закона).
Исключение составляют случаи, когда уполномоченными органами на уровне других федеральных законов установлены формы документов, используемые в качестве первичных. Такие формы первичных учетных документов являются обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012, Письмо Минфина России от 25.01.2018 N 03-03-06/1/4009).
По мнению Минфина РФ и налоговых органов одним из документов, подтверждающих расходы на ГСМ, является путевой лист (вместе с другими документами в подтверждение расходов, такими как, чеки с АЗС и т. п.). Он подтверждает «производственный» характер поездки, в которой расходовалось топливо. При этом, из разъяснений Минфина и налоговых органов следует что транспортные организации должны оформлять путевой лист по форме, установленной приказом Минтранса, а «нетранспортные организации», на которые приказ Минтранса не распространяется – вправе разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике свою форму путевого листа (Письмо ФНС РФ от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, Письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 30.11.2012 N 03-03-07/51, Письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@).
По поводу реквизитов, которые должна содержать самостоятельно разработанная форма путевого листа у контролирующих органов нет однозначной позиции.
В Письме УФНС РФ по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308, Постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 16.05.2016 N Ф09-4056/16 по делу N А50-17861/2015 указывается, что самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты первичного документа, установленные Законом о бухгалтерском учете, а также обязательные реквизитов, указанные в Приказе Минтранса.
В то время, как в Письме Минфина РФ от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, Письмо УФНС РФ по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2 указывается, что самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты первичного документа, установленные Законом о бухгалтерском учете, а также в обязательном порядке должна содержать также информацию о месте следования автомобиля.
Относительно необходимости для целей учета расходов на ГСМ отметок о предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителя и технических осмотров транспортных средств в путевом листе:
В Постановлении Арбитражного суда Поволжского округа от 30.11.2015 N Ф06-3408/2015 по делу N А55-30093/2014 суд указал, что само по себе отсутствие в путевых листах данных о предрейсовых медицинских осмотрах водителя не может являться достаточным основанием для исключения расходов из налоговой базы по налогу на прибыль, при том что представленные наряду с путевыми листами иные документы позволяют идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и целям его использования и свидетельствуют об их соответствии критериям НК РФ.
Встречаются также решения судов, в которых отсутствие в путевых листах отметки о прохождении осмотров суд рассматривает как одно из свидетельств нереальности расходов на ГСМ, однако вывод о необоснованности расходов суды все же делают исходя из совокупности обстоятельств дела, а не только из-за отсутствия отметки (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 29.03.2017 N Ф05-3463/2017 по делу N А40-78891/2016, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 03.03.2017 N Ф09-472/17 по делу N А07-9734/2016 (Определением Верховного суда РФ от 31.05.2017 N 309-КГ17-5573 отказано в передаче дела для пересмотра), Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 05.10.2016 N Ф06-12170/2016 по делу N А12-45841/2015).
Таким образом, для целей налогового учета организация в рассматриваемом случае вправе разработать свою форму путевого листа, ее применение должно быть утверждено приказом руководителя организации и закреплено в учетной политике для целей бухгалтерского учета и налогообложения.
Самостоятельно разработанная форма путевого листа обязательно должна содержать реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, а также информацию о маршруте следования автомобиля.
При разработке своей формы путевого листа мы рекомендуем организации наряду с реквизитами из п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете включить в форму те реквизиты путевого листа, установленные в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152, заполнение которых для организации будет выполнимо. Поскольку правоприменительная практика по поводу необходимости для «нетранспортных» организаций соблюдать требования Приказа Минтранса противоречива, это поможет снизить риски споров с контролирующими органами.
Отсутствие в реквизитах самостоятельно разработанной формы путевого листа отметки о предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах водителя и технических осмотрах транспортных средств с большой долей вероятности не помешает учесть расходы на ГСМ в налоговом учете, но при условии, что обязательные реквизиты путевого листа будут надлежащим образом заполнены и из него можно будет установить «производственный» характер поездки, относимость к этой поездке произведенных расходов на ГСМ.
3. Предоставление сотруднику права использования служебного автомобиля в личных целях
Исходя из представленной консультантам информации, компания рассматривает предоставление сотрудникам права использовать служебный автомобиль в личных целях как своего рода бонус сотруднику за работу. Личное использование автомобиля возникает после работы, в выходные дни.
В связи с этим целесообразно рассматривать право использовать служебный автомобиль в личных целях как часть системы оплаты труда работников (оплата труда в натуральной форме согласно ст. 131 ТК РФ).
Здесь также необходимо учитывать, что ст. 131 ТК РФ установлены условия оплаты труда в натуральной форме: необходимо заявление работника о согласии, а также возможность выдачи заработной платы в натуральной форме должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором. Работник может выразить согласие на получение части заработной платы в неденежной форме как при одной конкретной выплате, так и в течение определенного срока (например, в течение квартала, года). Если работник изъявил желание на получение части заработной платы в натуральной форме на определенный срок, то он вправе до окончания этого срока по согласованию с работодателем отказаться от такой формы оплаты. Натуральная часть не может превышать 20% начисленной зарплаты (ст. 131 ТК РФ, п. 54 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 N 2).
В связи с этим, закрепить порядок предоставления автомобиля необходимо:
- В специальном внутреннем локальном нормативном акте организации (например, в Положении об оплате труда и в принимаемом в развитие его норм Положении об использовании служебных автомобилей в личных целях);
- В трудовом договоре с работником (дополнительном соглашении к трудовому договору).
Передача автомобиля должна оформляться приказом руководителя организации и актом приема-передачи автомобиля. Подробно порядок передачи, использования, возврата автомобиля необходимо прописать в указанных выше локальных нормативных актах.
Предоставление права использования служебного автомобиля в личных целях влечет для организации следующие налоговые последствия (риски):
- Необходимость начисления НДФЛ и страховых взносов на доход работника в натуральной форме
НДФЛ при этом необходимо будет удерживать из прочих выплат работнику, а если все либо часть налога удержать не удается в течение года – сообщить в налоговый орган и сотруднику о неудержанной части, с нее НДФЛ сотрудник должен будет уплатить самостоятельно по уведомлению из налогового органа (пп. 1 п. 1 ст. 420, пп. 3 п. 2 ст. 211 НК РФ, Письмо Минфина России от 09.03.2017 N 03-04-05/13125, п. 5 ст. 226 НК РФ).
- Риск непризнания расходов организации, налоговых вычетов НДС по затратам на приобретение автомобилей (в данном случае – лизинговых платежей, амортизации, выкупной стоимости предмета лизинга), ремонту, техобслуживанию и пр.
Этот риск, по нашей оценке, возникает и в случае, когда автомобиль используется как для служебных поездок, так и для личных нужд работника.
При этом организация сможет сформировать обоснованную позицию в подтверждение указанных расходов, если докажет их необходимость для своей предпринимательской деятельности. Это возможно если есть подтверждение того, что предоставление сотруднику права пользования автомобилем это часть системы оплаты труда, применяемой организацией (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Этот вывод подтверждается, в частности, Постановлением ФАС Московского округа от 03.07.2013 по делу N А40-92882/12-91-495.
- Риск непризнания расходов, налоговых вычетов по НДС компании на ГСМ по причине невозможности соотнесения расхода со служебной (а не с личной поездкой) работника на автомобиле.
Тем не менее, у организации есть возможность обосновать, подтвердить и учесть в расходах по налогу на прибыль, а также применить налоговые вычеты по НДС по затратам на ГСМ, потраченным на служебные поездки.
Разделить ГСМ, используемые для служебных поездок и ГСМ, используемые в личных целях, возможно, применяя на служебные поездки путевой лист и установив внутренним локальным актом организации нормы расхода ГСМ, по которым компания будет признавать затраты на поездку, зафиксированную в путевом листе (Письмо Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283). При установлении норм расхода необходимо руководствоваться рекомендациями Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, а также показателями, которые определены в технической документации на автомобиль. Необходимо учитывать, что нормы из рекомендаций Минтранса не являются обязательными, и компания может установить иные нормы, однако в основу нормирования должны быть положены объективные показатели (должны соответствовать технической документации на автомобиль).
Либо возможно оборудование автомобиля, и использование для разделения расходов на ГСМ путевых листов и отчетов, формируемых данной системой.
В Письме Минфина РФ от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 указано, что при составлении документов, подтверждающих расходы на ГСМ, могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.
Также обратите внимание:
Налоговые органы считают доходом, полученным физическим лицом в натуральной форме, и подлежащим налогообложению НДФЛ, суммы оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого работниками, если отсутствуют документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведенных в этой связи расходов (Письмо Минфина России от 14.05.2018 03-03-06/1/31933). Поэтому в случае, если служебный характер расходов на ГСМ, оплаченных компанией, подтвердить не удастся, налоговые органы смогут доначислить НДФЛ сотруднику на сумму данных расходов.
Затраты ГСМ на личные поездки сотрудников компания не сможет учесть для целей налогообложения прибыли, а также применить по ним вычеты НДС (исключение – только если оплату ГСМ на личные поездки также приравнять в локальных нормативных актах, договоре к оплате труда, со всеми вытекающими из этого налоговыми последствиями – НДФЛ и страховыми взносами).
Используемый компанией порядок оплаты компанией затрат на ГСМ для служебных поездок, порядок их учета компанией для целей налогообложения, порядок взаиморасчетов с сотрудниками по оплате ГСМ (если потребуется) необходимо закрепить во внутренних локальных актах компании, регулирующих предоставление автомобилей для использования в личных целях, а также в учетной политике компании.
