Для организации любого тендера необходимо подготовить комплект регламентов и правил. В частности, разработать описание и разъяснения по предмету будущих торгов и его характеристикам. Обязательно зафиксировать юридические моменты по предполагаемой сделке: условия контракта, права и обязанности заказчика и поставщика, санкции за нарушения. При отсутствии хотя бы одной нужной бумаги намеченный тендер не может состояться.
Если это открытые государственные торги, то вся документация публикуется в единой информационной системе. Войти и ознакомиться со сведениями вправе каждый желающий. Для закрытых процедур предусмотрен отдельный порядок. Увидеть информацию и официальные бумаги по закупке могут только те компании, которым разослали приглашения для участия в конкретном тендере. При интересе к предложению потенциальный участник направляет организатору запрос.
Коммерческие торги, не попадающие под действие ФЗ № 44 от 05.04.13 и № 223 от 18.07.11 (устанавливающего специфику закупок для отдельных юридических лиц), проводятся по правилам, которые определяют сами организаторы. Документация по таким тендерам обычно размещается на соответствующих частных площадках. Доступ к ней открывается после регистрации, а иногда и после внесения некоторой суммы.
Принципы составления
При разработке документации к предстоящим торгам важно соблюдать определенные критерии. Для тендеров, проводимых согласно 44-ФЗ или 223-ФЗ, указанные требования прописаны в соответствующих законах. Именно они лежат в основе всей системы государственных закупок. Частные компании могут действовать на свое усмотрение. Но обязательно должны ориентироваться на базовые нормативные акты (Гражданский кодекс РФ, ФЗ «О защите конкуренции») и устав электронной торговой площадки, на которой планируют провести торги.
Основные правила, которых нужно придерживаться:
- доступность, понятное изложение информации, прозрачные условия — суть закупочных требований и предложений должна восприниматься четко и недвусмысленно, причем любым заинтересованным лицом;
- честное соревнование участников — здесь строго учитываются положения 135-ФЗ от 26.07.06;
- использование в тексте только общепринятых понятий — специальные термины даются с определениями либо ссылками на СНиПы, ГОСТы и другие технические регламенты, в которых они подробно раскрыты.
Структура закупочной документации
В 44-ФЗ список точный и исчерпывающий:
- форма, по которой нужно подавать заявку (может быть не указана);
- правила заполнения заявки на участие;
- информационная карта;
- проект контракта;
- обоснование НМЦ (начальной максимальной цены);
- техническое задание.
На практике указанную документацию разрешается называть по-разному. Главное — сохранение содержания. Если посмотреть на реальные заявки в ЕИС по 44-ФЗ, то организаторы торгов часто используют собственные наименования. Например, для техзадания — техническая информация, аукционное задание, описание объекта закупки и др. Документация размещается на портале в одном или нескольких файлах.
В 223-ФЗ похожий состав. Однако в отличие от 44-ФЗ конкретный набор документов определяется прежде всего положением о закупке. В нем иногда предусмотрено даже большее количество бумаг. Требования, предъявляемые организаторами торгов по 223-ФЗ, зачастую оказываются подробнее и объемнее, чем в тендерах государственных компаний. Участникам приходится внимательно изучать все нюансы и особые условия каждой закупки. В противном случае есть большая вероятность не обратить внимание на детали и в итоге упустить контракт с заказчиком.
На что обратить внимание?
В извещении
В этом документе можно увидеть самые главные условия проведения закупки. Важно уточнить:
- площадку проведения (по 44-ФЗ это всегда вариант из утвержденного списка, а ЭТП по 223-ФЗ может быть любой);
- даты рассмотрения заявки;
- сроки исполнения контракта. Здесь же указываются обязательное обеспечение на этапе подачи заявки и возможного последующего заключения договора, начальная максимальная цена и имеющиеся ограничения (к примеру, к участию в торгах по закону 223 часто целенаправленно приглашают только субъекты малого или среднего предпринимательства).
В информационной карте
Участнику торгов нужно соответствовать всем установленным требованиям и подтвердить это. Обычно достаточно декларации, которая формируется непосредственно на ЭТП. Но некоторая дополнительная документация, в частности допуск СРО и лицензия, предоставляется отдельно (соответствующее условие должно быть отражено в ИК).
В техническом задании
Следует правильно интерпретировать и внимательно оценить требования заказчика к поставляемой продукции (услугам, работам). Это позволит заранее понять, сможет ли поставщик выполнить данные условия и стоит ли участвовать в торгах вообще.
Как заполнить заявку?
Для этого заказчики включают в документацию специальную инструкцию. В ней подробно расписано, как именно следует указывать характеристики предлагаемых товаров. Если неверно понять данные требования, то заявку просто отклонят.
Обычно описание и назначение продукции необходимо переносить из техзадания без каких-либо изменений. Что касается параметров, например длины, ширины, веса, плотности, то здесь нужно руководствоваться точным значением или допустимым диапазоном, который приводит в закупочной документации заказчик торгов. В заявке участник предлагает продукцию всегда с конкретными характеристиками, но отвечающими установленным цифрам в ТЗ. Например, заказчик ожидает доски длиной не менее 5 м. Нельзя использовать в заявке такую же формулировку. Нужно написать длину тех досок, которые участник тендера способен поставить покупателю, но обязательно больше требуемых 5 м.
Большое значение имеют знаки, в частности «/». Так, показатель «40/50 кг» можно понять как 40 кг или 50 кг либо как любой вес в интервале от 40 до 50 кг. В документации содержится указание на интерпретацию, просто нужно не упустить такие моменты из виду. Важно, чтобы заказчик и участник тендера понимали смысл требований в ТЗ одинаково.
Как работать с проектом контракта?
Документация к торгам содержит важнейшую информацию для будущих участников и подлежит обязательному кропотливому изучению. Но самое первое, что нужно прочитать, — это контракт, который предлагает заказчик. Именно по нему можно сразу понять, стоит ли вообще данная закупка внимания и готов ли поставщик на указанные условия. После ознакомления должна сложиться уверенность, что все пункты контракта удастся выполнить без проблем и задержек.
Риск необдуманного и самонадеянного участия в тендерах, то есть без предварительного анализа предполагаемой сделки и сопоставления с реальными возможностями, очень высок. Если победитель торгов спустя время осознает сложность контракта или уже в дальнейшем не будет качественно выполнять его положения, то потеряет внесенное обеспечение. Но такая ситуация приведет не только к финансовым потерям, но и к ущербу для репутации. Поставщик, нарушивший договоренности, будет причислен к недобросовестным и попадет в специальный реестр. Все, кто оказался в данном черном списке, теряют право на участие в закупках на 2 года.
Поэтому, если в проекте контракта что-то непонятно или представляется спорным, лучше заранее получить у заказчика необходимые разъяснения. Уже в ходе заключения сделки у победителя будет возможность предъявить претензии, но только по поводу сугубо технических моментов: описок, ошибок при переносе данных и т. п. Существенные условия изменить уже не получится, даже если это чисто коммерческие торги или тендер согласно 223-ФЗ.
Как действовать при нарушениях в документации?
В любых вопросах допускаются ошибки. Они могут быть случайными из-за человеческого фактора. Но иногда встречаются осознанные искажения, закупочные требования, прямо противоречащие правилам, или искусственные усложнения информации в документации. Такое поведение преследует определенную цель — ввести часть участников торгов в заблуждение. Подобным образом еще на этапе подачи заявок отсекаются компании, с которыми заказчик не хочет сотрудничать, но обязан по 44-ФЗ или 223-ФЗ. Это незаконно, и задача поставщиков — вовремя выявить неправомерные намерения, чтобы обеспечить себе равные права с остальными желающими заключить выгодную сделку.
Чтобы предотвратить ошибки и неоправданные затраты времени, необходимо запросить у заказчика четкие разъяснения. Для этого в его адрес направляется обращение по установленной форме. Заполнять ее нужно онлайн непосредственно на электронной торговой площадке, где проходит интересующий тендер. В запросе указываются краткие реквизиты конкретных торгов и участника. Затем пишется собственно текст с просьбой уточнить некоторые положения в закупочной документации. Никаких дополнительных файлов и ссылок прикреплять не нужно.
На рассмотрение запроса отводится не более 2 рабочих дней. Если ответа в этот срок не последовало, можно жаловаться в ФАС.
