Источник: Лемчик, Крупский и Партнеры 30.08.2021

За прошедший год дистанционное общение не только стало нормой жизни, но и надежно закрепилось в деловом обороте. Пандемия и связанные с ней ограничения передвижений граждан в 2020 году привели к тому, что электронные средства связи для проведения собраний различных сообществ используются все чаще. Благодаря удобству и экономии времени и издержек, связанных с перелетами и переездами, онлайн заседания активно распространяются на практике. Возникла необходимость урегулировать такой формат проведения собраний и заседаний в законе более подробно, так как действующие нормы Гражданского кодекса Российской Федерации в этой части были разработаны до появления современных информационных технологий.

Напомним, что и ранее законодательство (Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Федеральный закон «Об акционерных обществах») позволяло использовать информационные и коммуникационные технологии при проведении общих собраний акционеров и участников. Однако такое голосование считалось заочным. Заседания советов директоров и правлений в этом плане были более гибкими, так как основные правила их проведения можно отражать во внутренних документах обществ. Они и ранее могли проводиться в дистанционной форме, и такие заседания могли считаться очными, если это было закреплено соответствующим положением общества.

Реакция законодателя не заставила себя ждать – с 1 июля 2021 года вступили в силу изменения, расширяющие возможность использования дистанционного формата в проведении общих собраний хозяйственных обществ. Как указывают авторы проекта, нововведения призваны устранить имеющиеся ошибочные представления о том, что проведение очных заседаний возможно исключительно при условии физического присутствия участников. В цифровую эпоху присутствие и участие в заседании может быть как физическим, так и виртуальным. Очно присутствовать на заседании можно «офлайн» и «онлайн». «Онлайн» присутствие обеспечивается с помощью современных средств связи, которые позволяют соблюсти два основных условия действительности решения любого собрания – достоверную аутентификацию участников обсуждения и надлежаще сформированную, выраженную без дефектов волю участников (в том числе за счет вербального контакта, позволяющего с помощью вопросов и ответов сформировать и в дальнейшем выразить свою позицию).

Решения по новым измененным правилам дистанционно смогут принять общие собрания участников хозяйственных товариществ, советы директоров, собрания, конференции и съезды некоммерческих организаций (ассоциаций, товариществ, кооперативов, общественных организаций и пр.), попечительские советы, правления, собрания кредиторов в банкротстве и другие органы управления, если решение по закону принимается коллективами участников гражданско-правовых сообществ.

Основные нововведения:

-      главное новшество – право участвовать в заседании дистанционно любым способом, который позволяет достоверно определить участника, обсуждать вопросы повестки дня и голосовать. Законодатель более явно отделил дистанционные заседания от заочного голосования и приравнял его к личному присутствию;

-      термин «очное голосование» заменен на «заседание» и охватывает теперь одновременно очное присутствие участников и дистанционное. При этом сам термин «очное собрание» в новой редакции не упоминается ни разу. «Заседание» включает в себя и присутствие всех в одном помещении, и виртуальное присутствие участников, к примеру, по Zoom или Skype;

-      способы изъявления воли теперь можно совместить – голосование на заседании может совмещаться с заочным голосованием;

-      нововведения затронули форму и содержание протокола собрания – теперь он может быть электронным, дополнительно в протоколе нужно будет отразить способ дистанционного участия в заседании.

Изменения призваны упростить и оптимизировать жизнь участникам обществ. Но для того, чтобы нововведения «заработали», компании уже сейчас нужно учесть ряд обстоятельств и совершить следующие действия:

1.     Определить программное обеспечение

В новой редакции статьи 181.2 Гражданского кодекса Российской Федерации есть только два требования к программному обеспечению:

-      программное обеспечение должно позволять достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании;

-      участники заседания должны иметь возможность участвовать в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать по этим вопросам.

Данные формулировки позволяют сделать вывод, что такие популярные средства связи, как Zoom, Skype, WhatsApp, FaceTime, вполне подходят и могут быть использованы участниками. При этом нужно заранее позаботиться о качестве связи, чтобы исключить проблемы с идентификацией.

Не исключено, что в дальнейшем будут разработаны дополнительные рекомендации, указывающие на необходимость применения систем с более сложным доступом (к примеру, идентификация по ЭЦП или хотя бы по коду СМС).

2.     Установить порядок участия в заседании и голосования

В новой редакции пункта 1 статьи 181.2 Гражданского кодекса Российской Федерации закреплено, что возможности дистанционного голосования могут быть установлены:

-      законом (изменения в законодательство о хозяйственных обществах до настоящего времени не внесены);

-      единогласным решением участников гражданско-правового сообщества; или

-      уставом юридического лица.

Согласно положениям законодательства о хозяйственных обществах, порядок проведения общего собрания должен быть закреплен в уставе общества и его внутренних документах (пункт 1 статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», пункт 5 статьи 49 Федерального закона «Об акционерных обществах»).

Следовательно, если участники общества хотят воспользоваться возможностями дистанционного формата собрания, эти положения нужно будет предусмотреть в уставе и внутренних положениях (при наличии) либо определить единогласным решением участников общества.

В любом случае в уставе компании должны быть отражены изменения, связанные с введением термина «заседание», чтобы в дальнейшем избежать разночтений.

3.     Подумать о введении в обществе возможности совмещать голосование на заседании с заочным голосованием

С 1 июля все хозяйственные общества могут совместить голосование на заседании с заочным голосованием, если это предусмотрено законом, единогласным решением участников или уставом.

В отношении обществ с ограниченной ответственностью законом это пока не предусмотрено, поэтому для совмещения голосования на заседании с заочным голосованием необходимо вносить изменения в устав или предусмотреть это в решении общего собрания участников, принятому единогласно.

Однако нужно подумать, подходит ли такая форма принятия решений конкретной компании, так как совмещение заседания с очным голосованием может быть связано с невозможностью обеспечить нотариальное удостоверение решения, когда это требуется в силу закона или документов общества. В настоящее время нотариусы разъясняют, что при дистанционном способе проведения общего собрания они не смогут удостоверить состав присутствующих участников и, как следствие, выдать свидетельство (как они исторически отказываются удостоверять и решения, принятые путем заочного голосования).

Во избежание такой ситуации нужно заранее тщательно оценить возможность включения альтернативных способов принятия решений в устав, грамотно выбрать сами способы, а также предусмотреть механизмы на случай защиты от злоупотреблений других участников и третьих лиц.

4.     Учесть необходимость обновления содержания протокола

Содержание протокола также должно быть скорректировано с учетом новых положений Гражданского кодекса Российской Федерации.

Наряду с указанием даты и времени проведения заседания, места проведения заседания, теперь также должен быть отражен и способ дистанционного участия членов гражданского-правового сообщества в заседании.

Открытые вопросы

  • Возможностью дистанционно проголосовать на очном заседании не удастся воспользоваться акционерным обществам. Это связано с тем, что принятие решения общим собранием акционеров в силу закона подлежит обязательному удостоверению нотариусом или регистратором общества (пункт 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации). В настоящее время нотариусы разъясняют, что при дистанционном способе проведения общего собрания они не смогут удостоверить состав присутствующих участников и выдать свидетельство. Регистраторы также отмечают, что не смогут удостоверить состав лиц в отсутствие специального программного обеспечения.

  • Общество с ограниченной ответственностью сможет провести дистанционное заседание только в случае, если его уставом предусмотрены альтернативные способы подтверждения принятия решения. Однако перед тем, как включать такое положение в устав, нужно оценить важность вопроса, который может быть включен в повестку дня, и вероятность фальсификации итогов принятия решения по нему.

  • Изменения законодательства породили и ряд технических вопросов. К примеру, пункт 2 статьи 36 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» предписывает обязательно указывать в уведомлении о созыве общего собрания место его проведения. При этом при проведении заседания в дистанционном формате не ясно, что будет считаться местом проведения собрания. Отсутствует в требованиях к уведомлению и указание на способ дистанционного участия членов общества. В связи с этим, есть неопределенность в отношении того, кто именно выбирает средства связи, и могут ли они быть изменены по решению участников.

Нововведения Гражданского кодекса Российской Федерации не были отражены в законах о хозяйственных обществах. В совокупности с отсутствием специализированного программного обеспечения это значительно ограничивает применение нововведений на практике. В связи с этим, избежать разночтений можно, если детально и максимально подробно прописать процедуру в уставе компании и внутренних документах.